معرفی سیستمهای ERP

فلسفه اصلي ERP را فرايند گرايي تشکيل می دهد و توسعه آن در سازمان، بخشهاي عمده ای را درگير مي كند. به همين دليل پياده سازي ERP بايد به عنوان پروژه ای با ابعاد سازمانی در نظر گرفته شود. اين نگرش ، مستلزم اعمال تغييراتي در ابعاد فرهنگي، انساني، تكنيکی، ساختاري و فرايندي در سراسر سازمان است. با وجود چنين التزامی، بسياري از مديران پروژه پياده سازي ERP، تنها به جنبه هاي تكنيکی و مالي پروژه توجه داشته و از ساير جوانب غافل مي مانند و همين موضوع زمينه ساز عدم موفقيت در پياده سازي ERP مي شود.

سیستمهای ERP بسته های نرم افزاری جامعی هستند که بصورت راه حلهای ارایه شده ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه های وظیفه ای موجود در کسب و کار کمک می کنند . واژه ERPبعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته های نرم افزاری مورد استفاده قرار می گیرند . مزیت اصلی و اولیه این سیستمها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب و کار مربوط می باشد . این سیستمها دارای دو ویژگی مهم می باشند اولا سیستمهای ERP باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخشهای کسب و کار می شوند. این سیستمها قابلیت ارایه خدمت به شرکتها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند

در مورد سیستهای ERP تعاریف متعددی ارایه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است :

• ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را فراهم سازد.
• ERP يک بسته نرم افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. ساير تعاريفی که برای مجموعه ERP بيان شده است نيز به نوعی جامعيت، يکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می دهد.
• بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد. دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت بلادرنگ ( Real-time) كمك بسيار زيادی می كند
• ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت , دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران در سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کند,2002). (Christopher Koch

بسياري ازمتخصصان IT براين عقيده اند: كه تنها بخشي ازاطلاعات سازمان در فرايندهاي تصميم گيري مورد استفاده قرار مي گيرد, و بسياري از آنها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بي استفاده مي ماند ;مانند گازهاي ذيقيمتي كه به علت فقدان امكانات با بي توجهي تصميم گيران سالها بر سر چاه هاي نفت سوزانده مي شدند. از اينرو هر ابزار IT كه بتواند به سازمان در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع ان كمك نمايد, و در عين حال سازمان را جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع ان كمك نمايد, و درعين حال سازمان را در جهت حركت از حالت وظيفه گرايي سنتي به سمت فرايند گرايي ياري كند مي تواند در بهبود روش ها و افزايش بهره وري منابع سازمان موثر واقع شود فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرايند هاي عملياتي دو ابزار حياتي در جهت توسعه كيفي و كمي سازمان ها براي گرد آوري و بهره وري اصولي از منابع اطلاعاتي حياتي است. راه حل هاي ERP در حال حاضر مناسب ترين بستر وابزار در هر دو جهت فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرايندها است(کازرونی- شکوری مقدم، 1381).

شش علت عمده سازمان ها را بر آن می دارد تا در پی راه حل[1]ERPباشند:

– سرعت بخشيدن و استاندارد نمودن فرايندها و پردازش های توليد محصول و ارائه خدمات

– يکپارچه سازي اطلاعات عملياتی

– يکپارچه سازی اطلاعات مالی

– – يکپارچه سازی اطلاعات سفارش مشتری

– کاهش موجودی

– استاندارد کردن و يکپارچه سازی اطلاعات منابع

هدف اصلی و اولیه ERP گرد آوری دپارتمانها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه بگونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخشهای متفاوت یک سازمان باشد .ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده ای نیست . معمولا هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آنگونه که بخش نیاز دارد کار می کند ولی ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزار یکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده می کند دارد. در این حالت تمامی بخشها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود . برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید , معمولا این سفارش روی برگه ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمتهای مختلف سازمان آغاز می نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاریهایی را انجام میدهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می دهد . دراین سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تاخیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز میگردد .ضمن اینکه کسی بطور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخشها وجود ندارد . لذا مثلا بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست )2000 .(Shtub, Avraham,

در حالی که ERP, سیستمهای منفرد بخشهای مالی ,انبار , منابع انسانی و تولید را کنار زده و آنها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که بطور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخشها را کاملتر از سیستم قبلی برآورده می سازد جایگزین می نماید . بسیاری از فروشندگان سیستمهای ERPبحد کافی انعطاف پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم افزاری , از آنها خریداری ونصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع بندی می توان گفت سیستمهای ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمی باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگیها عبارتند از :

• انعطاف پذیری ( Flexibility ): سیستمهای ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمانها و شرکتهای استفاده کننده باشند .
• ماژول و مدار باز ( Modular & Open ): این سیستمها باید به گونه ای باشد که هر جزئی از بسته نرم افزاری بتوان تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد .
• فراگیر بودن ( Comprehensive ): سیستمهای ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمانها مورد استفاده باشد .
• فرا شرکتی ( Beyond the Company ): این سیستمها باید بصورت online به سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد .
• بهترین روشهای موجود ( Best Business Practices): مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزار گرد آوری شده باشد .
• شبیه سازی واقعیت ( Simulation of Reality )
• سایر ویژگیها : علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژولها جهت صرفه جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع، محیط کاربر پسند شامل منوهای زیبا، راهنمای onlineو روابط گرافیکی مناسب، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می توان عنوان کرد )2000.(Shtub, Avraham,