چه دلیلی برای اجرای ERP وجود دارد؟

حداقل پنج دلیل اصلی وجود دارد که لزوم اجرای ERP توسط موسسات را ثابت می کند که این دلایل ممکن است در زمان های مختلف محسوس تر از دیگر دلایل باشند.

الف) یکپارچگی اطلاعات مالی : مدیر عامل یک شرکت به هنگام شناخت عملکرد کلی سازمان خود، با روایت های مختلفی از حقیقت روبه رو می شود. بخش مالی، فروش و سایر بخش ها، هر کدام روایت خاصی از ارقام سود و درآمدها ارائه می کنند. این روایت های متنوع، حاصلی جز سردرگمی نخواهد داشت. اما ERP یک روایت منفرد از حقیقت عرضه می کند که قابل چون و چرا نیست، زیرا همه از آن در قالب یک سیستم یکسان بهره می گیرند.

ب) یکپارچگی اطلاعات مربوط به سفارش مشتری : از لحظه دریافت سفارش مشتری توسط نماینده ارائه خدمات تا بارگیری و حمل سفارش و ارسال برگه فروش توسط بخش مالی، می توان از سیستم های ERP استفاده نمود. با داشتن کلیه این اطلاعات در یک سیستم نرم افزاری واحد ( به جای انتشار اطلاعات در سیستم های مختلفی که هیچ گونه ارتباطی با یکدیگر ندارند ) ، شرکت ها می توانند سفارش مشتریان خود را به راحتی پی گیری کرده و در یک زمان، بخش های تولید، انبار و حمل و نقل را در نقاط مختلف با یکدیگر هماهنگ نمایند.

ج) استاندارد سازی و تسریع فرایندهای تولید: شرکت های تولیدی ( به ویژه آنهایی که به ادغام شدن و به تملک در آمدن گرایش دارند ) غالبا درمی یابند که بخش های متعدد در یک شرکت، علی رغم استفاده از روش ها و سیستم های کامِپیوتری مختلف، از رویه های یکسانی پیروی می کنند. سیستم های ERP جهت خودکار کار کردن برخی از مراحل فرایند تولید، روش های استانداردهای فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم یکپارچه و منفرد کامپیوتری، به صرفه جویی، افزایش بهره وری و کاهش تعداد نیروی کار منجر خواهد شد.

کاهش موجودی : ERP به تسهیل جریان فرایند تولید کمک کرده و میدان دید فرایند اجرای سفارش مشتری در داخل شرکت را افزایش می دهد. یکی از فواید ERP آن است که موجودی مواد مورد استفاده در تولید کالاها را کاهش می دهد ( موجودی در جریان ساخت )، چرا که کاربران این نرم افزار می توانند برنامه ریزی بهتری برای تحویل سفارش ها به مشتریان داشته باشند، در نتیجه موجودی کالاهای تمام شده در انبار و بخش بارگیری کاهش می یابد. لازم به ذکر است که برای بهبودی واقعی زنجیره تامین در یک موسسه، استفاده از نرم افزارهای مخصوص زنجیره تامین ضروری است. گرچه استفاده از ERP نیز به بهبود وضعیت کمک خواهد کرد.

ه) استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی : در موسساتی که دارای بخش های متعدد کسب و کار می باشند، روش ساده و یکپارچه ای برای پی گیری وقت کارکنان و ارتباط با آنها در زمینه مزایا و خدمات وجود ندارد. ERP می تواند این مساله را حل نماید. البته اکثر شرکت هایی که جهت رفع این مشکلات از ERP استفاده می کنند، این واقعیت را فراموش می نمایند که ERP فقط تصویری کلی از نحوه انجام کسب و کار توسط خود شرکت می باشد، نه چیزی بیشتر. گرچه بسته های نرم افزاری ERP نسبتا جامع هستند، اما باید توجه داشت که هر صنعتی دارای ویژگی هایی است که آن را منحصر به فرد می سازد. به طور کلی می توان گفت که سیستم های ERP جهت استفاده تولید کنندگانی طراحی شده که کالاهای فیزیکی و متنوع و قابل شمارش تولید می کنند، بنابراین لازم است که موسسات در حوزه صنایع مختلف، جهت اصلاح و تغییر نرم افزارها تبادل نظر کنند.

برای شرکت های مهم است که قبل از امضای قرارداد ERP و اجرای آن، بدانند که آیا شیوه های انجام کسب و کارشان با ERP متناسب می باشد یا خیر. یکی از دلایل عمده ای که باعث می شود شرکت ها از اجرای پروژه های چند میلیون دلاری ERP رویگردان باشند. این است که در می یابند این نرم افزارازمهم ترین فرایندهای کسب و کار آنها پشتیبانی نمی کند. در چنین حالتی دو راه پیش روی موسسات قرار دارد:

الف) تغییر فرایند کسب و کار شرکت، متناسب با ERP : این اقدام به معنای ایجاد تغییرات عمیق در شیوه های تثبیت شده انجام کسب و کار ( که غالبا مزایای رقابتی فراهم می آورد ) و دگرگونی نقش کارکنان و میزان مسئولیت آنها ( که برای بسیاری از شرکت ها قابل هضم نیست ) می باشد.

ب) تغییر ERP متناسب با کسب و کار شرکت : این اقدام مشکلاتی از قبیل کند کردن اجرای پروژه و ایجاد نواقصی در سیستم ERP به همراه خواهد داشت. به علاوه متناسب کردن ERP با کسب و کار شرکت باعث می شود که ارائه نسخه جدید نرم افزار توسط عرضه کننده ERP با دشواری صورت گیرد؛ چرا که سفارشی کردن نرم افزار، مستلزم بازنویسی آن جهت هماهنگی با نسخه جدید که کار چندان ساده ای نیست.

احتیاجی به گفتن نیست که حرکت به سوی یک پروژه ERP اقدامی نفس گیر است و مبلغ پیش پرداخت آن به اندازه ای است که حتی خونسردترین مدیران را نیز دچار اضطراب و نگرانی می کند. علاوه بر این مدیران مالی به هنگام بودجه بندی هزینه های ERP باید هزینه های دیگر را نیز در نظر بگیرند؛ فهرستی طولانی از هزینه هایی که قبل از پدیدار شدن فواید ERP، باید بودجه آنها را تامین کرد. برخی از این هزینه های عبارتند از مشاوره، اصلاح فرایند، آزمون یکپارچگی، آموزش فرایندهای جدید شغلی به کارکنان، یکپارچه سازی انبار، کپی کردن فرمت های قدیمی گزارش ها و غیره )2000 .(Shtub, Avraham,