BPM and Project Management

روند تکاملی فن آوری اطلاعات در اداره فعالیت های پروژه

تا کنون اغلب پروژه های اجرا شده یا در دست اجرا در سطح کشور به ترتیبی مدیریت شده اند که به نتیجه برسند و به دلیل عدم وجود رقابت فشرده در بازار حساسیت زیادی نسبت به حسن انجام آنان نبوده است . اما با حضور کشورمان در عرصه فعالیتهای بین المللی وجود سازوکار مناسب جهت به حداقل رساندن هزینه ها و انجام تعهدات در اسرع وقت در حین انجام پروژه ها احساس می گردد. یکی از مولفه های مهم مدیریت رقابتی امروز دسترسی به موقع به اطلاعات می باشد. برای نیل به این هدف دو حوزه پیش روی ما گسترده می گردد :
۱٫ دانش لازم جهت شناسایی، تعریف، اخذ، گردش، مجتمع سازی و تفسیر اطلاعات .
۲٫ ابزار و فن آوری مناسب جهت کاربردی کردن این دانش. در این مقاله به حوزه دوم خواهیم پرداخت و روند تلاشهای متخصصین را از گذشته تا حال و دورنمای آن در آینده بررسی خواهیم کرد تا ابهامات و سردرگمی هایی که در این حوزه به علت پیشرفت سریع فن آوری در جهان پیش روی مدیران قرار گرفته است تا حدی برطرف گردد.
سیر تکاملی نرم افزار های سازمانی ( تفکیک لایه ها) به طور کلی روند بلوغ بسته های نرم افزاری مورد استفاده در سازمانهای دارای سطوح عملیاتی با پیچیدگی متوسط به بالا ، از گذشته تا به امروز چنین بوده است که طراحان سعی کرده اند لایه های عملیاتی بیشتری را تعبیه کنند(شکل ۱) بدین معنی که ابتدا این نرم افزارها همه وظایف خود را به طور جامع و مانع راسا انجام می دادند . در دهه ۱۹۸۰ با ظهور فن آوری RDBMS لایه داده ها از لایه Application جدا گشت .(امروزه نسخه های تجاری لایه داده ها برای اغلب ما آشنا می باشــند مانند MS Sql Server و .Oracle Database Server این خود انقلابی در تهیه EAها نمود و طراحان را از ذخیره سازی و باز خوانی و به طور کلی مدیریت داده ها آسوده کرد و فرصت لازم را به آنها داد تا هرچه بیشتر بر روی هدف اصلی نرم افزار خود متمرکز گردند. اما با توسعه بسترهای ارتباطی و گوناگون شدن نحوه نمایش داده ها مانند نمایش هم زمان داده ها در نرم افزارهای داخل سازمان با بسترهای مختلف بر روی سیستم عاملهای مختلف و متون منتشر شده در اینترنــت لزوم استخراج یک لایه از دو لایه قبــــــلی احســــاس شد و نهایتا لایه منطق داد و ستد بوجود آمد که شامل قوانین داد و ستد می باشد. به طور ساده می توان قوانین داد و ستد را یکی از موارد زیر در نظر گرفت:
۱):Data Constraint این گروه از BR ها در واقع نگهدارندة درستی، صحت و اعتبار داده هاست.
مثال: شماره ماه در یک سال نمی تواند بزرگتر از ۱۲ باشد.
۲) :Authorizationاین بخش از BR ها چگونگی استفاده از داده ها توسط کاربران معینی را مشخص کرده و در واقع وظیفه استفاده کننده را به صراحت مطرح می کند و سطوح دسترسی را بیان می نماید.
مثال: یک کاربر می تواند تنها نامه های خود را حذف نماید.
۳) :Change event این قوانین در برگیرندة عملیاتهای خودکاری است که پس از وقوع تغییرات در داده ها می بایست اتفاق بیافتد.
مثال: پس از حذف نامه پیوست های آن نیز حذف گردند.
حتما شما با عباراتی نظیر Two tier و Client Server آشنا هستید در واقع هر دو به نوعی معرف نرم افزار دو لایه ای هستند و عبارت Three Tier معرف نرم افزار سه لایه ای می باشد. عبارت Application Server نیز گاهی به نرم افزار مدیریت لایه میــانی اطلاق می گردد.

شکل (۱) تکامل تدریجی الگوی نرم افزاری [۱]

ظهور ERP ها
در دهه ۱۹۹۰ تلاشهایی صورت گرفت تا بعضی فعالیتهای مهم در سازمانها نظیر مدیریت منابع مالی، انسانی و کالا و مدیریت ارتباط با مشتری به طور کاملا ساختاریافته و مبتنی بر مفاهیم مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار به صورت بسته های نرم افزاری تخصصی تهیه گردند و حاصل این تلاشها، گروه نرم افزارهای برنامه ‌ریزی منابع سازمانی و گروه مدیریت چرخه تولید و گروه مدیریت ارتباط با مشتری بودند. البته اینها حاصل توسعه نرم افزارهای ابتدایی سالهای گذشته مانند برنامه ریزی منابع کالا هستند. (برای آشنایی با روند توسعه این نرم افزارها به شکل ۲ مراجعه شود)

شکل (۲) تکامل تدریجی Enterprise Applications [2] تمامی نرم افزارهای فوق مبتنی بر گردش کار می باشند که عبارت است از مرتب سازی ساختاریافته وظایف یا مدارک بین افراد. در سالهای اخیر و با توسعه روزافزون ERP ها و رقابت شدید بین شرکت ها ، فضاهای خالی داخل ERP ها شناسی شده اند و بعضی رقیبان پیشرو سعی کرده اند با پر کردن این خلاء ها گوی سبقت را از دیگران بربایند. مثلا در شرکت Tessoro Petroleum برای بهبود بخشیدن به بخش خدمات مشتریان و افزایش دقت ورود داده ها در نرم افزار SAP اقدام به توسعه گردش های موجود در SAP کرده و حالا در این شرکت اطلاعات مربوط به قیمت ها و مالیات از SAP استخراج شده و بخش اسناد دریافتنی را فعال می کند که خارج از SAP می باشد و سپس کاربر را در پر کردن و ارسال سفارش کمک می کند و سپس انبار را بروز کرده و نتیجه فروش را در SAP ثبت می نماید ]‎۳[. یا در مورد دیگر در شرکت York International که مجموعه ای از ۵۰۰ شرکت و از ارائه دهنده های مهم خدمات تاسیساتی می باشد، به منظور قادر ساختن کارمندان جهت ورود و دستیابی آسان به نرم افزار Documentum که از گروه ECM می باشد، مسئولین در صدد بر آمدند تا با گسترش گردش های موجود در Documentum راندمان عملیات خود را بالا ببرند و در آخر با تهیه فرم های هوشمند قادر گردیدند که اطلاعات را از Documentum اخذ کرده (مثلا فرم های پرسنلی، سفارش) و سپس آنها را جهت فعالیتهای دیگر به بقیه قسمتها ارجاع دهند[‎۴]. پس لزوم ارتباط بین سیستم ها و افراد تنها منحصر به داخل ERP ها نمی گردد و شرکت های پیشرو هم اکنون قصد دارند همه فرآیندهای خود را از ابتدا تا انتها اتوماسیون کنند. به منظور فهم بهتر مطلب به فرآیند خرید دقت کنید: این فرآیند از سفارش شروع شده و به نقدینگی منجر می شود. اما سیستمهای درگیر در این فرآیند منحصر به یک ERP نمی باشند چون هیچ نمونه ای از آنان وجود ندارد که کل جریان را پوشش دهد.
شکل ۳ نمای سیستم های درگیر را نشان می دهد.

شکل (۳) فرآیند جریان سفارش تا نقدینگی
یکپارچه سازی سیستم ها و کاربران
همانطور که دیده می شود یک سری عملیات عمودی که شامل پیشنهاد، مدیریت سفارش، عملیات اعتباری، ساخت و توزیع، صورت حساب و جمع آوری نقدینگی دخیل در فرآیند می باشند. ممکن است چندین سیستم متفاوت یک یا چند بخش از فعالیتهای فوق را به انجام رسانند اما در نهایت، سازمانی موفق تر است که کل فرآیند را اتوماسیون کرده باشد. اینجا سه الزام بوجود می آید:
۱٫ یکپارچه سازی سیستم های نرم افزاری معروف به EAI
2. ارتباط دادن کاربران در یک گردش معروف به Workflow
3. ارتباط دادن کاربران و سیستم های نرم افزاری همگی به صورت یکپارچه

شکل (۴)
در اینجا وارد حوزه جدید فن آوری اطلاعات می شویم که معروف به BPM می باشد(مدیریت فرآیندهای کسب و کار). تعریف دقیق و واحدی برای BPM موجود نمی باشد اما می توان آن را بدین صورت شرح داد که BPM همانا اتوماسیون و هماهنگ کردن تعداد بیشماری از وظایف و منابع می باشد که یک فرآیند کسب و کار را تشکیل می دهند. این منابع و وظایف ممکن است داخل سازمان یا خارج از آن باشند. برای برقراری یک BPM موثر نیاز است که افراد و منابع اطلاعاتی هم در داخل و هم در خارج سازمان هماهنگ گردند. بعضی BPM را نمایانگر ترکیب EAI و Workflow می دانند در واقع BPM ما را قادر می سازد که فعالیت ها و داده ها را بین افراد و سیستم ها مرتب نماییم.
مثلا در فرآیند سفارش تا نقدینگی جایگاه BPM مشخص شده است.(شکل ۵)

حال متوجه خواهید شد که چرا در شکل ۱ در آخرین مرحله، لایه چهارم نیز از سه لایه قبلی منفک گردیده است. شاید بتوان گفت که تاثیر BPM بر فن آوری اطلاعات در دهه کنونی از تاثیرRDBMS در دهه ۱۹۸۰ کمتر نباشد زیرا بسته های نرم افزاری مبتنی بر BPM قصد دارند که جریان کارامد اطلاعات را بین سیستم ها و افراد تضمین نمایند و مهم تر ار آن با نظارت و ثبت گردش اطلاعات به مدیران این امکان را بدهند که با اعمال تغییر در فرآیندها و دیدن نتیجه عملی آنها، بهینه سازی فرآیندها را نه به روش BPR که لازمه آن بررسی های دقیق و تخصصی کلیه فرآیندهاست بلکه با ایجاد تغییرات کوچک و کم هزینه فراهم آورند.

مبانی BPM
• توانایی مشاهده و کنترل همه بخش های یک درخواست یا فراکنش اطلاعاتی چند مرحله ای و طولانی مدت که بین چندین سیستم و فرد موجود دریک یا چند شرکت منتشر می گردد.
• یک ابزار مناسب جهت مدلسازی، یکپارچه سازی، نظارت و بهینه سازی جریان فرآیندها در هر اندازه و بین هر چند سیسستم و سازمان و کاربر.
• دارا بودن یک مدل فرآیندی که وابسته به سیستم ها و افراد دخیل در خود نباشد تا بر اثر تغییر در ساختار آنها خللی در مدل فرآیندی پیش نیاید.

در شکل زیر کلیه اجزا مهم دخیل در BPM آورده شده اند:

شکل (۶)

• توسعه مدل فرآیندی : در این فاز کلیه امور طراحی و ساخت بسته های فرآیندی متنوع و قابل انعطاف صورت می پذیرد:
۱٫ مدلسازی سریع هر فرآیندی بدون توجه به حوزه عملکرد و پیچیدگی آن
۲٫ شبیه سازی فرآیند و مشاهده راندمان آن قبل از اجرا
۳٫ راهبری نرم افزارهای اجرایی نظیر مدیریت شرکت کنندگان در فرآیند از طریق نقش های وابسته به آنها
۴٫ ارتباط آسان به هر سیستم و نرم افزاری که به طریقی عملکردهای خود را در اختیار فرآیند می گذارد

• اجرای فرآیند: در این فاز کلیه امور مربوط به اجرای مدل فرآیندی مرحله قبل صورت می پذیرد.
۵٫ اجرای فرآیندها و مدیریت خطاها از طریق یک موتور فرآیندی انعطاف پذیر
۶٫ تولید خودکار محیط کاربری انحصاری برای هر طبقه از شرکت کنندگان در فرآیند
• تحلیل و بهینه سازی فرآیند: یک فرآیند، الزاما نیاز به یک نرم افزار نظارت و اندازه گیری کارایی دارد
۷٫ نظارت و اندازه گیری کارآمدی فرآیند در هر زمان از طریق صفحات کنترل
۸٫ مقایسه اندازه گیریهای گذشته با شاخص های کارآمدی فرآیند توسط یک فن آوری پیشرفته جهت شناسایی نقاط ضعف و اعلام لزوم تغییرات
از این طریق می توان در بسیاری از هزینه ها صرفه جویی نمود. مثلا کاهش هزینه های عملیاتی از طریق کاهش هزینه های ستادی و استفاده از سیستم های موجود و یکپارچه کردن آنها در فرآیند به جای خرید نرم افزارهای جدید. بهبود مستمر فرآیندها بوسیله نظارت مستمر و اعمال تغییرات هوشمندانه مبتنی بر اندازه گیریهای کارآمدی گذشته و اجرای سریع آنها و دیدن آنی نتایج ]‎۵[.

اثر BPM در مدیریت پروژه ها
تنها در کشور ایالات متحده آمریکا هزینه ای بالغ بر ۲۵۰ میلیارد دلار صرف توسعه نرم افزار های سازمانی می گردد. در یک شرکت متوسط، یک پروژه توسعه نرم افزار سازمانی یک میلیون دلار هزینه در بر خواهد داشت ]۶]. به علت عدم شناخت کافی مدیران پروژه ها از فن آوری های موجود بخش IT مقدار زیادی از سرمایه های کشور به هدر می روند. از یک طرف هزینه صرف شده در بخش IT به علت عدم کارایی آن از بین رفته و از طرف دیگر خسارات ناشی از عدم وجود یک سیستم مناسب جهت استفاده از اطلاعات، باعث عقب افتادن صنعت کشور از قافله جهانی گشته است. با ظهور فن آوری های جدید، امکان استفاده مجدد از سرمایه گذاری های گذشته در بخش IT می باشد. BPM این نوید را می دهد که با به کارگیری سیستمهای فعلی بتوان فرآیندهای داخل پروژه ها را تعریف نمود و تدریجا اصلاح کرد.

نتیجه :
با در نظر گرفتن ماهیت فعالیت پروژه ای متوجه خواهیم شد که در یک پروژه سرعت، کنترل، پیش بینی، تغییرات اجتناب ناپذیر ، مدیریت ریسک از اجزاء اصلی آن می باشند و نیازمندی به ابزاری مناسب جهت مدیریت همه الزامات فوق، شدیدا احساس می گردد. هم اکنون شرکت های پیشرو در حال تجهیز خود به این فن آوری می باشند و پیش بینی می شود که اهم تلا ش متخصصین در فن آوری اطلاعات طی ۵۰ سال آینده در همین بخش خواهد بود و سازمان هایی که به این فن آوری مجهز شده باشند گوی سبقت را از دیگران خواهند ربود[۷].

نوشته شده نادر محمدی

مقاله ERP , مقاله BPM , مقاله  BI , کتاب ERP , کتاب BPM  کتاب BI , درباره BPM , درباره ERP ,  درباره BI , پایان نامه ERP , پایان نامه BPM , پایان نامه BI , مقاله SOA , کتاب SOA , درباره SOA , پایان نامه SOA ,